Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Schriftform oder Textform – das ist hier die Frage.
Im Arbeitsrecht spielt die Form von Erklärungen eine entscheidende Rolle für deren Wirksamkeit. Die Unterscheidung zwischen Schriftform und Textform ist hierbei von fundamentaler Bedeutung und kann weitreichende Konsequenzen für Arbeitsverhältnisse haben.
Dieser Blogbeitrag beleuchtet die gesetzlichen Anforderungen und zeigt auf, wann welche Form einzuhalten ist, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
I. Die Grundlagen: Schriftform und Textform im Überblick
Bevor die spezifischen Anwendungsfälle im Arbeitsrecht erörtert werden, ist eine klare Abgrenzung der beiden Formen unerlässlich.
1. Schriftform nach § 126 BGB
Die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform erfordert gemäß § 126 Abs. 1 BGB, dass eine Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet wird. Dies bedeutet konkret: Es ist ein physisches Papierdokument mit einer echten, handschriftlichen Unterschrift erforderlich. Eine Übermittlung per Fax, E-Mail, WhatsApp oder eine eingescannte Unterschrift erfüllt dieses Formerfordernis nicht.
Die gesetzliche Schriftform dient primär der Klarstellungs- und Beweisfunktion. Sie soll Rechtssicherheit für die Vertragsparteien gewährleisten und die Beweiserleichterung im Rechtsstreit fördern. Die eigenhändige Unterschrift stellt zudem eine eindeutige Verbindung zwischen der Urkunde und dem Aussteller her (Identitätsfunktion) und garantiert, dass die Erklärung inhaltlich vom Unterzeichner stammt (Echtheitsfunktion). Die Verifikationsfunktion ermöglicht dem Empfänger, die Authentizität und Urheberschaft der Erklärung zu überprüfen.
2. Textform nach § 126b BGB
Die Textform ist für Fälle vorgesehen, in denen das Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift unangemessen und verkehrserschwerend wäre. Dies ist insbesondere bei Vorgängen ohne erhebliche Beweiswirkung und bei nicht erheblichen oder leicht wieder rückgängig zu machenden Rechtsfolgen der Fall.
Für die Textform ist keine Unterschrift erforderlich. Es genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die Person des Erklärenden genannt ist. Hierzu zählen beispielsweise E-Mails, Faxe, PDF-Dokumente oder sogar SMS, sofern der Absender erkennbar ist.
Die Textform ist für Formerfordernisse konzipiert, bei denen eine ausreichende Rechtssicherheit auch gegeben ist, wenn lediglich eine Kopie einer Erklärung (z.B. ein Telefax), ein nicht unterschriebenes Papierdokument postalisch oder die Erklärung ausschließlich mittels telekommunikativer Einrichtungen übermittelt wird. Sie genügt vor allem für Formtatbestände, bei denen keiner der Beteiligten und auch kein Dritter ein ernsthaftes Interesse an einer Fälschung der Erklärung haben kann.
II. Die Unterscheidung: Willenserklärung oder rechtsgeschäftsähnliche Handlung
Eine zentrale Faustformel der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist hier maßgeblich: Das Formerfordernis des § 126 Abs. 1 BGB ist trotz seines strengen Wortlauts auf Rechtsgeschäfte beschränkt. Wenn die Norm den Begriff „schriftlich“ im Zusammenhang mit einer Willenserklärung verwendet, spricht dies für eine Unterwerfung unter die strenge Schriftform des § 126 Abs. 1 BGB. Auf rechtsgeschäftsähnliche Erklärungen ist die Bestimmung dagegen nicht unmittelbar anzuwenden.
Zusammenfassend gilt:
- Willenserklärung = Schriftform (§ 126 BGB) = echte Unterschrift
- Rechtsgeschäftsähnliche Handlung = Textform (§ 126b BGB) = E-Mail oder Ähnliches ausreichend
III. Erklärungen, die zwingend der Schriftform bedürfen
Bestimmte arbeitsrechtliche Erklärungen sind aufgrund ihrer weitreichenden Konsequenzen zwingend in Schriftform abzugeben.
1. Kündigung und Aufhebungsvertrag nach § 623 BGB
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag bedarf gemäß § 623 BGB der Schriftform. Hierbei handelt es sich um eine zwingende, nicht durch Parteiwillen abdingbare, gesetzliche Regelung. Gemäß § 623 Hs. 1 BGB bedürfen Auflösungsverträge und Kündigungen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Ein Verstoß gegen § 623 BGB führt zur Nichtigkeit der Erklärung, mit der Rechtsfolge, dass das Arbeitsverhältnis mit allen Rechten und Pflichten weiterbesteht. Das BAG hat bereits 2015 klargestellt, dass eine Kündigung per Fax, SMS oder E-Mail das Schriftformerfordernis nicht erfüllt, da diese keine eigenhändige Unterschrift enthalten. Arbeitnehmer sollten demnach beachten: Eine Kündigung, die nicht schriftlich mit Originalunterschrift erfolgt, ist unwirksam. Dennoch ist zur Wahrung von Fristen eine Kündigungsschutzklage innerhalb von drei Wochen nach Zugang einer vermeintlich unwirksamen Kündigung ratsam.
2. Befristungsabrede nach § 14 Abs. 4 TzBfG
Grundsätzlich bedarf eine Befristungsabrede der Schriftform gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG. Dieses Schrifterfordernis gilt auch für die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrags. Schriftform bedeutet hier die Form nach § 126 BGB und damit beiderseitige Unterzeichnung des Vertrages auf derselben Urkunde. Die Schriftform muss bei Vertragsantritt vorliegen. Eine Unterzeichnung nach Arbeitsvertragsaufnahme führt regelmäßig zur Unwirksamkeit der Befristung gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG und § 16 TzBfG bzw. zur Formnichtigkeit gemäß § 125 S. 1 BGB. Dies bedeutet, dass bei Nichteinhaltung der Schriftform vor Arbeitsaufnahme die Befristung unwirksam ist und ein unbefristetes Arbeitsverhältnis entsteht.
III. Erklärungen, bei denen die Textform ausreicht
In vielen anderen Fällen genügt die weniger strenge Textform, da die Beweis- und Klarstellungsfunktion auch ohne eigenhändige Unterschrift gewahrt bleibt.
1. Unterrichtung über Bedingungseintritt nach § 15 Abs. 2 TzBfG
Das BAG hat 2018 (Az. 7 AZR 523/16) entschieden, dass das Formerfordernis des § 15 Abs. 2 TzBfG durch die Einhaltung der Textform nach § 126b BGB gewahrt wird. Die Unterrichtung nach § 15 Abs. 2 TzBfG stellt keine Willenserklärung, sondern eine einseitige rechtsgeschäftsähnliche Handlung dar. Die Unterrichtung dient der rechtzeitigen Information des Arbeitnehmers über den genauen Zeitpunkt des Bedingungseintritts und erfüllt damit Informations-, Klarstellungs- und Beweisfunktion.
2. Unterrichtung des Betriebsrats bei Massenentlassungen nach § 17 KSchG
Das BAG hat 2016 (Az. 2 AZR 639/16) festgestellt, dass der Arbeitgeber dem Betriebsrat die Auskünfte nach § 17 Abs. 2 Satz 1 Halbs. 2 Nr. 1 bis 6 KSchG „schriftlich“ zu erteilen hat, diese Unterrichtung jedoch nicht den Anforderungen des § 126 BGB genügen muss. Die Wahrung der Textform entsprechend § 126b BGB reicht aus. Eine Übermittlung des Unterrichtungsschreibens mit Originalunterschrift würde keinen funktionalen Mehrwert bieten und sich als unangemessen sowie verkehrserschwerend erweisen.
3. Geltendmachung bei tariflichen Ausschlussfristen
Das BAG hat 2010 (Az. 4 AZR 284/08) entschieden, dass eine entsprechende Anwendung von § 126 BGB auf die Geltendmachung eines Anspruchs zur Wahrung der tariflichen Ausschlussfrist nicht geboten ist. Der Normzweck und die Interessenlage verlangen keine eigenhändige Unterzeichnung der schriftlichen Erklärung. Ausschlussfristen dienen dem Rechtsfrieden und der Rechtssicherheit. Entscheidend ist, dass dem Geltendmachungsschreiben die Erhebung bestimmter, als noch offen bezeichneter Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis durch Lesen einer textlichen Nachricht entnommen werden kann. Eine E-Mail reicht demnach aus, wobei der Versand dokumentiert werden sollte.
4. Entgeltabrechnung nach § 108 GewO
Aktuell hat das BAG im Januar 2024 (Az. 9 AZR 223/24) entschieden, dass der Arbeitgeber die Entgeltabrechnung auch digital in ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach einstellen kann. Die Textform wird dadurch gewahrt; ein Anspruch auf Papierform besteht grundsätzlich nicht.
V. Die Revolution bei Ausschlussfristen: § 309 Nr. 13 BGB
Seit dem 1. Oktober 2016 sind Bestimmungen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) unwirksam, durch die eine strengere Form als die Textform für Erklärungen verlangt wird (§ 309 Nr. 13 BGB). Da auch vorformulierte Arbeitsverträge der AGB-Kontrolle unterliegen, wirkt sich diese Gesetzesänderung auf die Gestaltung von Arbeitsverträgen aus. Ausschlussklauseln in Arbeitsverträgen, die ab dem 1. Oktober 2016 geschlossen werden, dürften nach dem neuen § 309 Nr. 13 BGB unwirksam sein, wenn sie die schriftliche Geltendmachung von Ansprüchen verlangen. Bei diesen neuen Verträgen darf maximal Textform verlangt werden. Für Altverträge, die vor dem 1. Oktober 2016 entstanden sind, bleibt das Schriftformerfordernis wirksam.
VI. Schriftformklauseln im Arbeitsvertrag
Viele Arbeitsverträge enthalten Klauseln wie: „Änderungen bedürfen der Schriftform.“ Der Bundesgerichtshof ist in ständiger Rechtsprechung der Auffassung, dass derartige Schriftformklauseln unwirksam sind und den Vorrang einer individuell getroffenen Abrede nicht aushöhlen können. Individuelle Vertragsabreden haben gemäß § 305b BGB Vorrang vor Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Dieses Prinzip setzt sich auch gegenüber sogenannten doppelten Schriftformklauseln durch. Eine zu weit gefasste doppelte Schriftformklausel ist irreführend und benachteiligt den Vertragspartner unangemessen im Sinne von § 307 Abs. 1 BGB. Dennoch ist Vorsicht geboten: Wer Ansprüche aus einer mündlichen Vereinbarung herleiten möchte, muss dies im Regelfall auch beweisen können. Im Streitfall werden mündliche Abreden oft bestritten.
VII. Zusammenfassung und Handlungsempfehlung
Die korrekte Einhaltung von Formvorschriften im Arbeitsrecht ist essenziell für die Wirksamkeit von Erklärungen und die Vermeidung rechtlicher Nachteile.
Zwingend Schriftform (eigenhändige Unterschrift auf Papier) ist erforderlich bei:
- Kündigung
- Aufhebungsvertrag
- Befristungsabrede
- Ablehnung eines Teilzeitverlangens
- Elternzeitverlangen
Die Textform (E-Mail, Fax, digitales Dokument) reicht aus bei:
- Geltendmachung bei Ausschlussfristen
- Unterrichtung über Bedingungseintritt
- Information an den Betriebsrat bei Massenentlassungen
- Entgeltabrechnung
- Weiterbeschäftigungsverlangen
Zusammenfassung von Schriftform und Textform
Die zentrale Botschaft lautet: Es ist stets zu prüfen, ob es sich bei einer Erklärung um eine Willenserklärung oder eine rechtsgeschäftsähnliche Handlung handelt. Bei Willenserklärungen sind Papier und Unterschrift unerlässlich. Für alle anderen Fälle genügt meist die Textform. Die Beachtung dieser Unterscheidung trägt maßgeblich zur Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis bei.
Die genaue Kenntnis der Formvorschriften ist im Arbeitsrecht von entscheidender Bedeutung, um die Gültigkeit von Erklärungen und Vereinbarungen sicherzustellen und rechtliche Risiken zu minimieren. Die Unterscheidung zwischen Schriftform und Textform hängt maßgeblich davon ab, ob es sich um eine Willenserklärung oder eine rechtsgeschäftsähnliche Handlung handelt.
Im Zweifelsfall ist es stets ratsam, die strengere Form (Schriftform) zu wählen oder Rechtsrat einzuholen, um die Gültigkeit von Erklärungen zu gewährleisten und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Wir von LAW UNIQ Arbeitsrecht stehen Ihnen hierfür bundesweit zur Beratung zur Seite. Die korrekte Anwendung der arbeitsrechtlichen Formvorschriften schafft Klarheit und Beweisbarkeit in der Arbeitswelt.
Abschluss und Ausblick
Viele weitere spannende arbeitsrechtliche Beiträge finden Sie bei uns auf dem Blog auf der Website. Wenn Sie keine weiteren Beiträge mehr von uns verpassen möchten, dann abonnieren Sie doch gerne unseren kostenlosen Newsletter.
Bei Fragen und arbeitsrechtlichen Problemen stehen wir Ihnen mit unserer jahrelangen Expertise zur Verfügung. Über unsere Website können Sie schnell und einfach einen Online-Termin vereinbaren und sich direkt beraten lassen.
Melden Sie sich – wir kümmern uns!
Geschrieben von
Ansgar F. Dittmar
Rechtsanwalt, Geschäftsführer,
Fachanwalt für Arbeitsrecht, Mediator (DAA)
