Einwurf-Einschreiben: Kein Anscheinsbeweis mehr

Das modernisierte Einwurf-Einschreiben der Deutschen Post liefert keinen Anscheinsbeweis mehr für die Zustellung

Haben Sie wichtige Dokumente wie Kündigungen oder Einladungen bislang per Einwurf-Einschreiben verschickt und sich damit rechtlich abgesichert gefühlt? Nun liegen die Urteilsgründe des BAG vor, die diese Praxis grundlegend erschüttern.

Mit dem neuen Scan-Verfahren unterschreibe der Postbote nämlich, bevor er den Brief tatsächlich einwirft – ein folgenschwerer Unterschied für die Praxis.

Vor fast einem Jahr ging es vor dem LAG Hamburg um eine Kündigung, bei der ein Arbeitgeber die Zustellung der nötigen beM-Einladung nicht nachweisen konnte. Das BAG hat dies nun mit dem Urteil vom 07.05.2026 – Aktenzeichen: 2 AZR 184/25 – vollumfänglich bestätigt: Das Einwurf-Einschreiben dient aufgrund des geänderten Zustellungsverfahrens nicht mehr als ausreichender Anscheinsbeweis.

Der Fall: 152 Krankheitstage und sieben Einladungen

Der Fall zeigt eindrücklich, wie fatal formale Fehler in der Zustellungskette für Arbeitgeber sein können. In den drei Jahren vor seiner Kündigung hatte sich ein Arbeitnehmer insgesamt 152 Tage krank gemeldet. Aufgrund dieser Fehlzeiten lud sein Arbeitgeber ihn zunächst fünfmal zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (bEM) ein. Es kam schließlich zu einem Gespräch, bis der Mitarbeiter wieder längerfristig erkrankte.

Daraufhin verschickte der Arbeitgeber im Abstand von sechs Monaten wiederum zwei bEM-Einladungen. Die zweite – und damit insgesamt siebte – Einladung stand schließlich im Fokus des Kündigungsschutzprozesses vor den Arbeitsgerichten. Da der Arbeitnehmer auf diese letzte Einladung nicht reagierte, sprach der Arbeitgeber die Kündigung aus.

Mit seiner Kündigungsschutzklage machte der Arbeitnehmer geltend, dass die Kündigung sozial ungerechtfertigt sei. Zur Beurteilung der Verhältnismäßigkeit nahmen das ArbG und schließlich das LAG Hamburg mildere Mittel in den Blick – und damit auch etwaige Bemühungen des Arbeitgebers zur Durchführung eines bEM. Beide Gerichte entschieden, dass der Arbeitgeber den Zugang der letzten, siebten bEM-Einladung nicht nachgewiesen habe. Dem schloss sich nun auch der 2. Senat des BAG an und verneinte einen Anscheinsbeweis.

Der Knackpunkt: Der Zusteller unterschreibt zu früh

Ein Anscheinsbeweis greife, so die Erfurter Richterinnen und Richter, nur bei „typischen Geschehensabläufen“ – also dann, wenn ein bestimmter Sachverhalt nach allgemeiner Lebenserfahrung auf eine bestimmte Ursache bzw. auf einen bestimmten Ablauf hinweise. Hier kam es also auf den konkreten, von der Deutschen Post vorgeschriebenen Vorgang an.

Dieser verlaufe so: Komme ein Zusteller am Zustellort an, vergewissere er sich zuerst, vor dem richtigen Briefkasten zu stehen. Dann scanne er den Barcode auf der Sendung mit seinem Scanner und unterschreibe auf der Glasscheibe seines Geräts. Er beende dann den Systemvorgang im Scanner und werfe anschließend den Brief in den Briefkasten. Die Daten lägen dann im Trackingsystem der Deutschen Post AG vor.

Das Problem sah der 2. Senat hierbei darin, dass der digitale Einlieferungsbeleg zu einem Zeitpunkt unterschrieben werde, in dem die Sendung noch gar nicht im Briefkasten liege. Selbst wenn sich ein Zusteller also an das Verfahren halte und der Vorgang im System abgeschlossen sei, könne diesem noch etwas dazwischenkommen. Er könnte abgelenkt, aufgehalten oder gestört werden, bevor der eigentliche Einwurf erfolgt.

Gegenüber einem normalen Brief bietet das Einwurf-Einschreiben daher – anders als das ehemalige Verfahren durch sog. Peel-Off-Label – keine zusätzliche Sicherheit mehr. Durch das neue Scan-Verfahren könne allenfalls belegt werden, dass sich der Postbote vergewissert hat, vor dem richtigen Briefkasten zu stehen, und dass die Sendung bis dahin nicht verloren gegangen ist. Das tatsächliche Einwerfen wird damit jedoch nicht rechtssicher dokumentiert.

Zeugenvernehmung ohne Erfolg trotz Einwurf-Einschreiben

Da sich der betroffene Zusteller in der Zeugenvernehmung vor dem Landesarbeitsgericht nicht an die konkrete Zustellung erinnern konnte und auch keine Angaben dazu machte, sich immer an einen bestimmten, lückenlosen Ablauf zu halten (er konnte beispielsweise nicht einmal bestätigen, dass es seine eigene Unterschrift auf dem Scanner war), war der Beweis des Zugangs endgültig gescheitert. Damit kam der Arbeitgeber seiner erweiterten Darlegungslast zur Verhältnismäßigkeit der Kündigung nicht nach, und die Kündigung wurde für unwirksam erklärt.

Fazit & Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Das Urteil des BAG zieht einen Schlussstrich unter den sorglosen Versand wichtiger Dokumente per Einwurf-Einschreiben. Wenn der Zugang einer Erklärung (wie der beM-Einladung oder einer Kündigung) bestritten wird, stehen Arbeitgeber ohne Anscheinsbeweis vor Gericht oft schutzlos da.

Was sollten Arbeitgeber ab sofort statt Einwurf-Einschreiben tun?

Persönliche Übergabe: Übergeben Sie wichtige Schreiben im Betrieb persönlich und lassen Sie sich den Erhalt schriftlich mit Datum und Unterschrift bestätigen.
Botenzustellung: Beauftragen Sie einen Boten (z. B. einen eigenen Mitarbeiter), der den Brief einwirft und den Einwurf sofort mit Uhrzeit und Fotos protokolliert. Er kann im Prozess als verlässlicher Zeuge aussagen.
Gerichtsvollzieher: Bei besonders kritischen Fristen bietet die Zustellung über einen Gerichtsvollzieher die absolute und unanfechtbare Rechtssicherheit. Leider müssen wir aber aus eigener Erfahrung sagen, dass eine Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, gerade bei Fristensachen nicht zu empfehlen ist. Auch hier dauern die Abläufe leider zu lange.

Nachtrag: Die Post hat gehandelt

Nach dem BAG Urteil hat die Post offenbar nachgebessert. Es bleibt abzuwarten, ob das neue Verfahren den kritischen Augen des BAG standhält.

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Ansgar F. Dittmar